Important RR for NQAS Assessment at SHC-AAM

To achieve National Quality Assurance Standards (NQAS) at the Sub Health Center (SHC) level, it is essential to maintain proper documentation and follow quality protocols. Each document plays a vital role in ensuring safe, effective, and patient-centered care. This guide provides a brief overview of key documents required under various NQAS standards, their sources, and why they are important for improving service delivery and achieving certification.

Click Here to Download NQAS Physical Checklist for AAM (SC)- For 12 Service Packages!

ME A1.1: Pregnancy & Childbirth Services

• Data Includes: ANC Registration, 4 ANC Checkups, Identification & Management of High-Risk Pregnancies
• Sources: ANC Register, High-Risk Pregnancy Register
• Why It’s Important:
  This document shows that your SHC is actively registering pregnant women on time, providing regular ANC checkups, identifying high-risk pregnancies early, and managing them properly.
• यह दस्तावेज़ दर्शाता है कि आपका एसएचसी सक्रिय रूप से गर्भवती महिलाओं का समय पर पंजीकरण कर रहा है, नियमित एएनसी जांच प्रदान कर रहा है, उच्च जोखिम वाली गर्भावस्थाओं की शीघ्र पहचान कर रहा है, और उनका उचित प्रबंधन कर रहा है।

ME A1.2: Neonatal & Infant Care

• Data Includes: Newborn health issues (e.g., Hypothermia, Malnutrition), Immunization records
• Sources: Immunization Register, ASHA Diary
• Why It’s Important:
  It reflects that your SHC is providing timely care to newborns and infants, ensuring proper immunization and taking action in case of health issues.
• यह दर्शाता है कि आपका एस.एच.सी. नवजात शिशुओं और शिशुओं को समय पर देखभाल प्रदान कर रहा है, उचित टीकाकरण सुनिश्चित कर रहा है और स्वास्थ्य संबंधी समस्याओं के मामले में कार्रवाई कर रहा है।

ME A1.3: Adolescent Health Services

• Data Includes: Anemia, Malnutrition, Health Education
• Sources: OPD Register, Childhood & Adolescent Register
• Why It’s Important:
  This proves your SHC is addressing the health needs of children and adolescents, offering education and managing health problems through proper treatment or referral.
• इससे यह सिद्ध होता है कि आपका SHC बच्चों और किशोरों की स्वास्थ्य आवश्यकताओं को पूरा कर रहा है, उन्हें शिक्षा प्रदान कर रहा है तथा उचित उपचार या रेफरल के माध्यम से स्वास्थ्य समस्याओं का प्रबंधन कर रहा है।

ME A1.4: Family Planning Services

• Data Includes: Availability of family planning methods, Counseling sessions
• Sources: Family Planning Records, OPD Register
• Why It’s Important:
  Indicates that your SHC provides family planning services, educates couples, and manages related issues effectively.
• यह दर्शाता है कि आपका SHC परिवार नियोजन सेवाएं प्रदान करता है, दम्पतियों को शिक्षित करता है, तथा संबंधित मुद्दों का प्रभावी ढंग से प्रबंधन करता है।

ME A1.5: Communicable Disease Services

• Data Includes: Diseases like Malaria, Dengue, TB, HIV, etc.
• Sources: OPD Register, Communicable Disease Records
• Why It’s Important:
  Shows that your SHC is actively identifying, managing, and educating people about infectious diseases, and referring patients when needed.
• यह दर्शाता है कि आपका एस.एच.सी. सक्रिय रूप से संक्रामक रोगों की पहचान, प्रबंधन और लोगों को शिक्षित कर रहा है, तथा आवश्यकता पड़ने पर रोगियों को रेफर कर रहा है।

ME A1.6: Simple Illnesses & Minor Ailments

• Data Includes: Identification and management of common illnesses
• Sources: OPD Register
• Why It’s Important:
  Confirms that the SHC is treating minor health issues effectively and referring more serious cases for higher care.
• यह पुष्टि की गई कि एस.एच.सी. छोटी स्वास्थ्य समस्याओं का प्रभावी ढंग से उपचार कर रहा है तथा अधिक गंभीर मामलों को उच्च देखभाल के लिए रेफर कर रहा है।

ME A1.7: Non-Communicable Disease (NCD) Services

• Data Includes: NCD Screening, Treatment, Follow-ups
• Sources: NCD Register, NCD Portal
• Why It’s Important:
  Proves your SHC is regularly checking for diabetes, hypertension, etc., and is providing continuous treatment and follow-up.

ME A1.14, D5.1, D5.3: Health Promotion & Community Convergence

• Data Includes: Wellness activities, Village Health Sanitation & Nutrition Committee (VHSNC) minutes
• Sources: VHSNC Meeting Records
• Why It’s Important:
  Demonstrates community involvement and multisector collaboration in promoting health and addressing local issues together.
• स्वास्थ्य को बढ़ावा देने और स्थानीय मुद्दों को एक साथ मिलकर सुलझाने में सामुदायिक भागीदारी और बहुक्षेत्रीय सहयोग को प्रदर्शित करता है।

ME A2.1: Laboratory Services

• Data Includes: Diagnostic services and laboratory linkages
• Sources: Lab Registers, Linkage Certificates
• Why It’s Important:
  Ensures your SHC is connected to certified labs, enabling timely and reliable diagnostic services for patients.
• यह सुनिश्चित करता है कि आपका एसएचसी प्रमाणित प्रयोगशालाओं से जुड़ा हुआ है, जिससे रोगियों के लिए समय पर और विश्वसनीय नैदानिक ​​सेवाएं उपलब्ध हो सकें।

ME B2.1: Demographic Data of SHC

• Data Includes: Population covered, Villages served
• Sources: Official SHC Demography Records
• Why It’s Important:
  Helps to assess SHC’s service area and the population it serves, essential for planning and resource allocation.
• यह राज्य स्वास्थ्य केन्द्र के सेवा क्षेत्र और उसके द्वारा सेवा प्रदान की जाने वाली जनसंख्या का आकलन करने में सहायता करता है, जो नियोजन और संसाधन आवंटन के लिए आवश्यक है।

ME B2.3: Privacy Policy

• Data Includes: How patient confidentiality is maintained
• Sources: Privacy Policy Document
• Why It’s Important:
  Ensures that sensitive information (e.g., for HIV, TB cases) is kept confidential, maintaining patients’ trust and dignity.
• यह सुनिश्चित किया जाता है कि संवेदनशील जानकारी (जैसे एचआईवी, टीबी के मामले) गोपनीय रखी जाए, ताकि मरीजों का विश्वास और सम्मान बना रहे।

ME B3.3: Grievance Redressal Policy

• Data Includes: Complaint system, Awareness among staff and community
• Sources: Grievance Redressal Documents
• Why It’s Important:
  Shows that the SHC has a system to listen to and resolve public complaints, improving service accountability.
• इससे पता चलता है कि एसएचसी के पास सार्वजनिक शिकायतों को सुनने और हल करने की प्रणाली है, जिससे सेवा जवाबदेही में सुधार होता है।

ME B4.2: Confidentiality of Patient Records

• Data Includes: Safe storage of patient data
• Sources: Patient Record Policy
• Why It’s Important:
  Confirms that medical records are securely stored, protecting patients’ privacy.
• यह पुष्टि करता है कि चिकित्सा रिकॉर्ड सुरक्षित रूप से संग्रहीत हैं, जिससे मरीजों की गोपनीयता सुरक्षित रहती है।

ME C2.3: Duty Roster of SHC Staff

• Data Includes: Weekly or monthly duty plans
• Sources: Duty Roaster, AAM Weekly Calendar
• Why It’s Important:
  Ensures that all health services are covered every day and staff roles are clearly defined.
• यह सुनिश्चित किया जाता है कि सभी स्वास्थ्य सेवाएं प्रतिदिन उपलब्ध हों तथा कर्मचारियों की भूमिकाएं स्पष्ट रूप से परिभाषित हों।

ME C3.1: Staff Competence Assessment

• Data Includes: Staff knowledge and skills evaluation
• Sources: Competency Assessment Tools
• Why It’s Important:
  Helps assess if staff is capable of delivering quality services and identifies training needs.
• यह आकलन करने में सहायता करता है कि क्या कर्मचारी गुणवत्तापूर्ण सेवाएं प्रदान करने में सक्षम हैं तथा प्रशिक्षण आवश्यकताओं की पहचान करता है।

ME C3.2: CHO Qualification Documents

• Data Includes: CHO’s educational and training certificates
• Sources: CCH Certificate, Training Records
• Why It’s Important:
  Validates that CHOs are qualified and trained to deliver healthcare services at SHC.
• यह प्रमाणित करता है कि सीएचओ एसएचसी में स्वास्थ्य सेवाएं प्रदान करने के लिए योग्य और प्रशिक्षित हैं।

ME D1.1: Infrastructure Maintenance System

• Data Includes: Records of condemned or unusable items
• Sources: Condemnation Register
• Why It’s Important:
  Proves that unserviceable equipment is regularly identified and disposed of, maintaining hygiene and safety.
• यह प्रमाणित करता है कि अनुपयोगी उपकरणों की नियमित रूप से पहचान की जाती है तथा उनका निपटान किया जाता है, तथा स्वच्छता और सुरक्षा बनाए रखी जाती है।

ME D3.2: Record Maintenance & Retrieval

• Data Includes: Safe keeping and easy retrieval of paper records
• Sources: Medical Records Policy (MRD)
• Why It’s Important:
  Ensures that patient records can be accessed when needed, supporting continuity of care.
• यह सुनिश्चित करता है कि आवश्यकता पड़ने पर रोगी के रिकॉर्ड तक पहुंच बनाई जा सके, जिससे देखभाल की निरंतरता बनी रहे।

ME D3.3: Telemedicine Services

• Data Includes: Details of telemedicine hub/spoke and schedules
• Sources: Duty Roaster for Telemedicine
• Why It’s Important:
  Shows your SHC is using technology to connect patients with specialists, especially in remote areas.
• यह दर्शाता है कि आपका एस.एच.सी. मरीजों को विशेषज्ञों से जोड़ने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग कर रहा है, विशेष रूप से दूरदराज के क्षेत्रों में।

ME D4.1: Jan Arogya Samiti (JAS) Activities

• Data Includes: JAS member details, meeting records
• Sources: JAS Register
• Why It’s Important:
  Proves community ownership in healthcare planning and monitoring at SHC level.
• एसएचसी स्तर पर स्वास्थ्य देखभाल योजना और निगरानी में सामुदायिक स्वामित्व को साबित करता है।

ME D4.3: Monitoring of Community Health Workers

• Data Includes: Meeting records with ASHA, AWW, CHO, etc.
• Sources: Monthly and 3A Meeting Registers
• Why It’s Important:
  Ensures coordination and supervision of community workers, improving service delivery.
• सामुदायिक कार्यकर्ताओं के समन्वय और पर्यवेक्षण को सुनिश्चित करना, सेवा वितरण में सुधार करना।

ME D5.1: Microplanning for VHND

• Data Includes: Plan for VHND, RI campaigns, ASHA activities
• Sources: Micro Plan Documents
• Why It’s Important:
  Demonstrates structured planning for outreach services and immunization programs.
• आउटरीच सेवाओं और टीकाकरण कार्यक्रमों के लिए संरचित योजना का प्रदर्शन करता है।

ME D5.2: Patient Support Groups

• Data Includes: Group formation and meeting records
• Sources: PSG Register
• Why It’s Important:
  Shows peer support for patients with chronic diseases, mental health, or social issues, improving health outcomes.
• दीर्घकालिक बीमारियों, मानसिक स्वास्थ्य या सामाजिक समस्याओं से ग्रस्त मरीजों के लिए सहकर्मी समर्थन दर्शाता है, जिससे स्वास्थ्य परिणामों में सुधार होता है।

ME D6.1: Biomedical Waste Management Linkage

• Data Includes: Authorization and certificates
• Sources: Biomedical Waste Linkage Certificate
• Why It’s Important:
  Ensures biomedical waste is handled as per legal norms, keeping the facility and environment safe.
• यह सुनिश्चित किया जाता है कि जैव-चिकित्सा अपशिष्ट का निपटान कानूनी मानदंडों के अनुसार किया जाए, जिससे सुविधा और पर्यावरण सुरक्षित रहें।

ME E2.1: Linkage with MMU/RBSK

• Data Includes: Authorization for MMU
• Sources: MMU Linkage Certificate
• Why It’s Important:
  Proves availability of additional mobile health services to reach remote populations.
• दूरस्थ आबादी तक पहुंचने के लिए अतिरिक्त मोबाइल स्वास्थ्य सेवाओं की उपलब्धता को प्रमाणित करता है।

ME E3.1: Availability of Rapid Diagnostic Kits

• Data Includes: Stock and usage of rapid diagnostic kits
• Sources: Stock Register, Authorizations
• Why It’s Important:
  Confirms that your SHC is prepared to test for diseases quickly and manage outbreaks.
• यह पुष्टि करता है कि आपका SHC रोगों की शीघ्र जांच करने और प्रकोप का प्रबंधन करने के लिए तैयार है।

ME E4.2: High Alert Drugs

• Data Covered: List of high-alert medicines (e.g., drugs that require special handling or pose a higher risk of causing harm if used incorrectly).
• Data Sources: Official documents listing high-alert drugs available at the SHC.
• Why This Document is Important:
  This document helps ensure that healthcare staff are aware of and properly manage high-risk medicines, which is critical for patient safety. It promotes careful storage, handling, and usage of such drugs to prevent serious medication errors.
• यह दस्तावेज़ यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि स्वास्थ्य सेवा कर्मचारी उच्च जोखिम वाली दवाओं के बारे में जानते हैं और उनका उचित प्रबंधन करते हैं, जो रोगी की सुरक्षा के लिए महत्वपूर्ण है। यह गंभीर दवा त्रुटियों को रोकने के लिए ऐसी दवाओं के सावधानीपूर्वक भंडारण, हैंडलिंग और उपयोग को बढ़ावा देता है।

ME E5.1: Policy for Antibiotic Prescription

• What it Covers: Guidelines for the rational (appropriate) use of antibiotics.
• Source of Data: Antibiotic Policy Document.
• Why It’s Important:
  This document ensures that antibiotics are prescribed only when necessary, helping to prevent drug resistance. It promotes safe and effective treatment for patients.
• यह दस्तावेज़ सुनिश्चित करता है कि एंटीबायोटिक्स केवल तभी निर्धारित किए जाएँ जब आवश्यक हो, जिससे दवा प्रतिरोध को रोकने में मदद मिलती है। यह रोगियों के लिए सुरक्षित और प्रभावी उपचार को बढ़ावा देता है।

ME E5.2: Visiting and Monitoring Records

• What it Covers: Records of visits by supervisors or external monitors, along with suggestions for improving care.
• Source of Data: Visitor Logbook or Monitoring Register.
• Why It’s Important:
  Shows that the SHC is being regularly checked for quality, and that steps are taken based on expert advice to improve services.
• इससे पता चलता है कि एसएचसी की गुणवत्ता की नियमित जांच की जाती है, तथा सेवाओं में सुधार के लिए विशेषज्ञों की सलाह के आधार पर कदम उठाए जाते हैं।

ME E10.5: IDSP/IHIP Reporting Data

• What it Covers: Data analysis and reporting for early detection of disease outbreaks (syndromic surveillance).
• Source of Data: Reports from IDSP (Integrated Disease Surveillance Programme) portal.
• Why It’s Important:
  Helps in identifying and responding to disease trends quickly, ensuring timely action during outbreaks or public health emergencies.
• रोग की प्रवृत्तियों को शीघ्रता से पहचानने और प्रतिक्रिया देने में सहायता करता है, तथा प्रकोप या सार्वजनिक स्वास्थ्य आपात स्थितियों के दौरान समय पर कार्रवाई सुनिश्चित करता है।

ME F1.1: Infection Control Practices

• What it Covers: Documentation of actions taken to prevent infections; all staff work together as a team.
• Source of Data: Records from the Infection Control Committee.
• Why It’s Important:
  Prevents the spread of infections within the health center, ensuring the safety of patients and staff.
• स्वास्थ्य केंद्र के भीतर संक्रमण के प्रसार को रोकता है, रोगियों और कर्मचारियों की सुरक्षा सुनिश्चित करता है।

ME F5.2: Management of Sharps as per Guidelines

• What it Covers: Safe disposal of sharp instruments (like needles), and records of needle stick injuries.
• Source of Data: Needle Stick Injury Register and Sharps Waste Record.
• Why It’s Important:
  Ensures staff safety by preventing injuries and infections through proper disposal of sharp medical waste.
• तीक्ष्ण चिकित्सा अपशिष्ट के उचित निपटान के माध्यम से चोटों और संक्रमणों को रोककर कर्मचारियों की सुरक्षा सुनिश्चित करता है।

ME F5.4: Transportation & Disposal of Waste as per Guidelines

• What it Covers: Waste from the SHC is safely collected, stored, and sent to PHC/CHC for final disposal.
• Source of Data: Waste Transportation and Disposal Linkage Records.
• Why It’s Important:
  Proper waste management protects the environment and community from health hazards and contamination.
• उचित अपशिष्ट प्रबंधन पर्यावरण और समुदाय को स्वास्थ्य संबंधी खतरों और प्रदूषण से बचाता है।

ME G2.1: Mechanism for Conducting Patient Satisfaction Survey

• What it Covers: Collection and review of patient feedback, especially identifying areas with low satisfaction.
• Source of Data: Patient Satisfaction Survey (PSS), Community Scorecard (CSS), VHND Feedback.
• Why It’s Important:
  Helps understand what patients feel about the services and guides the SHC in improving the weakest areas.
• यह समझने में मदद करता है कि मरीज़ सेवाओं के बारे में क्या महसूस करते हैं और सबसे कमजोर क्षेत्रों में सुधार करने के लिए एसएचसी को मार्गदर्शन देता है।

ME G3.1: Work Instructions for All Key Clinical Processes

• What it Covers: Written instructions for performing all important healthcare services.
• WI for preventing, identifying and managing AEFI are displayed at immunization site
• WI for screening, management and appropriate referral of NCDs
• WI for screening, management and appropriate referral of Communicable disease
• WI for screening and referral of patients with mental disorders
• WI for screening of common ophthalmic problems
• WI for screening of ENT problems
• WI for screening of common oral problems
• WI for screening of common elderly & palliative care
• WI for management of emergency medical services
• WI for infection prevention & Bio medical waste management
• Work instruction for conducting the Normal vaginal delivery
• Work instruction for management of new born
• Source of Data: Work Instruction Manuals or Documents.
• Why It’s Important:
  Ensures that staff follow standard procedures, improving consistency and quality of care.
• यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारी मानक प्रक्रियाओं का पालन करें, जिससे देखभाल की स्थिरता और गुणवत्ता में सुधार हो।

ME G4.2: Periodic Internal Assessment

• What it Covers: Regular review of services using the NQAS checklist.
• Source of Data: Internal Assessment Reports.
• Why It’s Important:
  Allows the SHC to identify gaps and make improvements before external assessments.
• इससे एस.एच.सी. को बाह्य मूल्यांकन से पहले कमियों की पहचान करने और सुधार करने का अवसर मिलता है।

ME G4.3: Gap or Non-Compliance Report

• What it Covers: Issues or non-compliances found during internal assessments or Kayakalp evaluations.
• Source of Data: Gap Reports, Kayakalp Assessment Reports.
• Why It’s Important:
  Helps track where the SHC is not meeting standards and ensures corrective actions are taken.
• यह पता लगाने में मदद करता है कि एसएचसी कहां मानकों को पूरा नहीं कर रहा है और यह सुनिश्चित करता है कि सुधारात्मक कार्रवाई की जाए।

ME G5.1: Quality Policy and Quality Objectives

• What it Covers: The health center’s official policy and goals for delivering high-quality healthcare.
• Source of Data: Quality Policy and Objective Documents.
• Why It’s Important:
  Provides a clear direction and commitment toward quality, and shows efforts to measure and achieve service excellence.
• गुणवत्ता के प्रति स्पष्ट दिशा और प्रतिबद्धता प्रदान करता है, तथा सेवा उत्कृष्टता को मापने और प्राप्त करने के प्रयासों को दर्शाता है।

Join our WhatsApp Channel for more Updates & Information.

Click Here to Install the CHO Saathi mobile app for more Updates!